Location-scouting

Der Leitfaden für ein erfolgreiches Locationscouting

Während praktisch viele Aspekte einer Hochzeit optional und flexibel sind – vom Tragen eines Anzuges anstelle eines Kleides über den Verzicht auf einen klassischen Blumenstrauß bis hin zum Verzicht auf eine Hochzeitstorte – gibt es eine Sache, um die Ihr nicht drum herumkommt: eine Location. Denn mit der Location steht oder fällt Eure Hochzeit.

Ganz gleich, ob Ihr bereits Eure Traumlocation im Kopf habt oder bei der Suche noch am Anfang steht: nachstehend sind die wichtigsten Kriterien gelistet, die bei einem erfolgreichen Location-Scouting in Betracht gezogen werden sollten:

Apropos: Der frühe Vogel...

Oftmals ist es genau dieser Schritt, bei dem die Paare während der Planung Ihrer Hochzeit scheitern. Insbesondere hier lohnt sich es sich, einen erfahrenen Hochzeitsplaner zu beauftragen.

1. Budgetplan

Legt ein realistisches Budget für Eure Hochzeit fest und denkt daran, „alle Extras“ einzubeziehen. Teilt Euer Gesamtbudget nach Kategorien auf und priorisiert höhere Kosten für Anbieter mit höheren Prioritäten. Wenn Ihr zuerst Eure Location auswählt und dann feststellt, dass diese mehr kostet als zu Beginn erwartet, wird es ein harter Kampf Euer Budget einzuhalten, wenn Ihr noch ein Dutzend anderer Dienstleister buchen müsst.

2. Zeitpunkt

Die beliebteste Zeit, um in Deutschland und Europa zu heiraten, ist die Zeit von Mai bis September. Falls auch Ihr in der Hochsaison heiraten möchtet, ist es umso wichtiger, die Locationsuche rechtzeitig zu beginnen.

Denn die Saison, in der Ihr heiraten möchtet, hat einen größeren Einfluss auf die Wahl Eurer Location, als Ihr vielleicht anfangs vermutet:

Möchtet Ihr im Sommer eine Trauung im Freien haben oder gar das gesamte Fest draußen gestalten? Dann ist es natürlich nicht nur wichtig, dass die Location die passende Außenfläche hat, sondern auch, dass das geplante Konzept bei Regen genauso gut nach innen verschoben werden kann.

Bei einer Feier in kühleren Monaten hingegen, ist es wichtig genausten darauf zu achten, dass genügend Räumlichkeiten für Euer Vorhaben vorhanden sind – eventuell gibt es sogar einen gemütlichen Raum mit Kamin. Die Location sollte unbedingt ein gutes Heiz- und Lüftungssystem haben, die Möglichkeit für ein stimmungsvolles Lichtkonzept sowie ausreichend Möglichkeiten für Euer Fotoshooting haben.

3. Gästeanzahl

Neben dem Budget ist die Anzahl der Gäste der wichtigste Aspekt. Die Entscheidung, ob Ihr eine Hochzeitslocation mit großer Kapazität oder eine kleinere Hochzeitslocation bevorzug, ist der erste Schritt zur Eingrenzung Ihrer Hochzeitslocation. Wählt eine Location, welch die richtige Größe für Eure Hochzeit hat, um Eurem Fest eine lebendige Atmosphäre zu verleihen. Die Größe des Veranstaltungsortes ist unglaublich wichtig und wirkt sich auch auf den Spaß und das Wohlbefinden Eurer Gäste aus. Zu klein, und der Raum fühlt sich stickig und überfüllt an; zu groß, und die Gäste werden sich „verloren“ fühlen und der Raum wirkt kalt.

4. Designkonzept

Indem Ihr Euren Hochzeitsstil identifiziert, bevor Ihr mit der Suche nach einem Veranstaltungsort beginnt, könnt Ihr Eure Suche noch genauer eingrenzen.

Überlegt, welche Art von Veranstaltungsort am besten zu Eurem gewünschten Designkonzept und Hochzeitsästhetik passt. Die Integration von Elementen, die bereits in der von Euch gewählten Hochzeitslocation vorhanden sind, ist eine einfache Möglichkeit, ein zusammenhängendes und spektakuläres Styling zu erzielen.

Wenn Ihr es glamourös mögt, könnte ein beeindruckendes Landhaus oder ein herrschaftliches Gutshaus Eure Location werden – wenn Sie Glamour bevorzugen, könnte ein luxuriöses Hotel Euer Hochzeitsort werden. Für ein schickes, modernes Ambiente könnte eine Hochzeitslocation mit Loftstil perfekt sein. Liebt Ihr die Natur? Denkt an ein Gartenzelt, Gewächshaus oder Schloss mit großem Gelände.

Der Veranstaltungsort kann sogar die Wahl Ihres Hochzeitskleides beeinflussen. Berücksichtigen Sie die Formalität des Veranstaltungsortes, die Auswirkungen des Wetters und die Einrichtungen.

5. Standort

Bei der Wahl des Ortes, an dem Sie den Bund fürs Leben schließen möchten, gibt es viel zu bedenken. Woher kommen Eure Gäste? Wenn sie von außerhalb kommen, wäre es wünschenswert, einen Veranstaltungsort zu wählen, der leicht erreichbar ist,

Sollten sie sogar aus dem Ausland anreisen, wäre es praktisch, einen Flughafen in der Nähe zu haben. Diese Faktoren sollten bei Eurer Entscheidungsfindung eine Rolle spielen, denn der Komfort und das Erlebnis Eurer Gäste sind wichtig.

Denkt außerdem an Dinge wie: Wird ein Shuttle benötigt? Hat die Location die Möglichkeit, Gäste unterzubringen bzw. genügend Kapazität für alle? Gibt es Hotels in der Umgebung? Wie sieht es mit Parkmöglichkeiten aus?

Der Zugang zum Veranstaltungsort sollte einfach, bequem und für die Dauer der Veranstaltung passend sein.

6. Umgebung

Auch die Umgebung der Location ist ein Aspekt, den Ihr bei der Wahl Eurer Traumlocation in Betracht ziehen solltet. Denn es ist nicht nur die Location an sich, sondern auch die Kulisse derer, die für die gewünschte Stimmung und Atmosphäre eine Rolle spielt. Auch in Hamburg gibt es zahlreiche Möglichkeiten – ob am Elbstrand oder an der Alster mit Hafenblick, in der grünen Natur mit weitläufigen Wiesen oder in der lebhaften Hamburger City.

7. Art der Trauung

Im Wesentlichen gibt es drei verschiedene Trauungsarten: Standesamt (Pflicht), Kirche und freie Trauung. Je nachdem, wie Ihr Euren Tag gestalten möchtet, solltet Ihr vorab klären, ob Eure Trauung in der Location möglich ist. Möchtet Ihr die standesamtliche Trauung direkt in der Location oder im Freien einbinden, informiert Euch unbedingt bei Eurem Standesamt über die Möglichkeiten. Oftmals wird hierfür ein Aufpreis verlangt, der je nach Hochzeitslocation sehr unterschiedlich sein kann.

Auch eine kirchliche Trauung kann im Freien stattfinden. Eure zuständige Kirchengemeinde muss hierfür ein sogenanntes Dimissoriale ausstellen. Ähnlich wie bei dem Standesamt, kommt es hier auf den für Euch zuständigen Priester/Pfarrer an, also erkundigt Euch unbedingt im Voraus.

Bei einer freien Trauung hingegen, seid Ihr bei der Wahl des Ortes völlig uneingeschränkt. Solltet Ihr diese in der gewünschten Location haben möchtet, sollte natürlich die Location die passenden Räumlichkeiten und Mobiliar für Eure Gästeanzahl besitzen.

8. Layout & Mobiliar

Die Wichtigkeit dieses Punktes ist so individuell und variiert von Paar zu Paar; jedoch ist es ein Punkt, über den Ihr Euch im Klaren sein solltet.

Locations, an denen regelmäßig Hochzeiten stattfinden, haben meist mehrere Vorschläge und Optionen für Euren Sitzplan. Die wichtigsten Faktoren, die es bei Eurer Layoutgestaltung zu beachten gilt, sind Bewegungsfreiheit, visuelle Sichtbarkeit (wie z.B. zu anderen Tischen um Redner zu sehen) und Erreichbarkeit (wie z.B. zu den Toiletten, dem Buffet und der Tanzfläche). Sie können einen großen Einfluss auf Euer und das Wohlbefinden Eurer Gäste haben. Sollte die Party nach dem Essen in demselben Raum stattfinden, sollte dieser entweder groß genug sein und auch eine großzügige Tanzfläche bieten oder so wandelbar sein, dass Tische & Stühle hierfür zur Seite geschoben werden können. Auch ein weiterer Raum für Rückzugsmöglichkeiten (gerade im Winter) wäre ideal.

Fragt unbedingt bei der Location nach, welche Möbel sie für Euch bereitstellen können. Die Tische sollten die Größe und Form haben, damit sie zu dem Layout passen. Die Stühle hingegen sollten zu Eurem Stil und dem Designkonzept passen. Da die meisten Locations eher eine „Standard“-Ausstattung haben und Ihr wohlmöglich einen weiteren Dienstleister für den Möbelverleih beauftragen werdet, stimmt dies vorher mit der Location ab. Jedoch gibt es auch Locations, die genau die Möbel vor Ort haben, die zu Eurem Konzept passen könnten. Die Mehrarbeit in Eurer Location-Recherche könnte sich also lohnen.

9. Essen & Getränke

Liebe geht bekanntlich durch den Magen, daher kann die Bedeutung des Hochzeitsessens nicht genug betont werden! Überlegt zunächst, ob Ihr interne oder externe Caterer wünscht; ein Buffet oder ein Gänge-Menü.

Diese Frage solltet Ihr unbedingt klären, denn nicht alle Veranstaltungsorte bieten eine interne Küche an; einige wiederum akzeptieren keine Fremd-Caterer.

Überlegt auch, welche Art von Küche Ihr an Eurem großen Tag wünscht. Wenn Ihr Euch für ein Location mit gebundenem Catering entscheiden, solltet Ihr sicherstellen, dass die gewünschte Art von Essen serviert werden kann.

Wie bereits gesagt, ist es das Wohlbefinden Eurer Gäste von größter Bedeutung. Erkundigt Euch ebenfalls, ob für bestimmte Ernährungsbedürfnisse gesorgt werden kann.

Falls Ihr Weinliebhaber seid, oder gesonderte Getränke wünscht, solltet Ihr vorab mit der Location fragen, ob Ihr diese gegen Korkgeld mitbringen dürft. Einige Locations übernehmen sogar den Einkauf dieser.

10. Sonstiges

Weitere wichtige Punkte, die Ihr – je nach Euren Wünschen – klären solltet, sind folgende:

Gibt es eine Sperrstunde?
Finden nebenher noch andere Hochzeiten statt?
Ist Feuerwerk erlaubt oder das Streuen von Blüten, Konfetti etc.?
Gibt es einen naheliegenden Schlafbereich für Kinder?
Gibt es bestimmte Raucherbereiche?
Gibt es Kühlmöglichkeiten für Eure Hochzeitstorte?

Diese sind nur ein kleiner Auszug all der Fragen, die Ihr bedenken solltet.

Nachdem Ihr eine Vorauswahl von möglichen Locations getroffen habt, solltet Ihr eine Location-Tour planen. Nur durch eine Besichtigung bekommt Ihr ein echtes Gefühl für die Location. Ihr könnt feststellen, ob das Personal Euch sympathisch ist, welches sich an Eurem großen Tag um Euch kümmern wird. Wie bei der Partnerwahl solltet Ihr bei der Wahl der Hochzeitslocation „dieses eine“ Gefühl haben.

Dieser Schritt bei der Planung ist einer der mühsamsten, jedoch auch der wichtigsten, denn mit der Location steht oder fällt Eure Hochzeit. Ratsam wäre es, sich einen guten Hochzeitsplaner an Eure Seite zu holen. Planer sind viel besser mit den Möglichkeiten eines Raums, dem Layout, der Zeit und den all den oben genannten Dingen vertraut die bei der Auswahl erforderlich sind.

Schreibt mir gerne eine Nachricht – mit meinem Wissen helfe ich Euch, die perfekte Location für Euch zu finden.