In diesem Beitrag gebe ich Euch ein paar meiner Lieblings-Tipps aus meiner Erfahrung, die Ihr bei Eurer Hochzeitsplanung beachten solltet.
Es ist kein Geheimnis, dass Hochzeitsplaner viel über die Planung einer Hochzeit wissen, von der Festlegung eines Budgets und dessen Kostenkontrolle, über den perfekten Ablaufplan und der Verwaltung der Gästeliste, bis hin zur Gestaltung der Blumen und der Dekoration. Jeder von uns Planern verfügt über Kontakte innerhalb der Branche, denen wir vertrauen und die wir empfehlen können, weil wir einfach wissen, dass sie zuverlässig sind und euch auch qualitativ überzeugen werden.
Ganz gleich, ob ihr am Ende des Tages eure eigene Hochzeit planen oder doch einen Wedding Planner engagieren möchtet: versucht die Planung so entspannt wie möglich und einen Schritt nach dem anderen anzugehen.
Behaltet das Gesamtbild im Kopf und macht Eure Ehe immer zur Priorität. Die Details Eurer Hochzeit werden nämlich zu genau das, was sie sind: Details.
1. Gästeliste & Budget
Fangen wir ganz vorne an: Bevor Ihr auch nur eine einzige Entscheidung über Eure Hochzeit trefft, müsst Ihr die Anzahl der Gäste und dann Euer Zielbudget festlegen. Ich erlebe oft frustrierte Paare, die den Prozess damit beginnen, einen Veranstaltungsort zu buchen, der einfach nicht in ihr Budget passt. Ihr müsst vor allem die Gesamtkosten Eurer Feier berücksichtigen. Am besten erstellt ihr eine Tabelle mit allen Soll- und Ist-Kosten, die Ihr regelmäßig aktualisiert und im Auge behaltet.
Ich sage meinen Paaren immer, plant ungefähr 10-15% Spielraum in Eurem Gesamtbudget ein. Legt diesen Teil beiseite und tut so, als wenn dieser nicht existiert.
Bei der Erstellung der Gästeliste empfehle ich meinen Paaren gerne eine A- und eine B-Liste zu schreiben. Falls Ihr Euch am Ende des Tages aus irgendwelchen Gründen für eine kleinerer Anzahl entscheiden solltet, fällt es euch einfacher „auszusortieren“.
2. Prioritäten
Erstellt eine Liste, von allen Dingen und Dienstleistern, die Ihr benötigt; von allen Kosten, die bei einer Hochzeit anfallen. Fragt später bei mehreren Locations und später auch Dienstleistern an und vergleicht die Preise und Leistungen. Dann erstellt Ihr eine Liste mit euren Prioritäten. Überlegt vielleicht, was Euch auf einer anderen Hochzeit am meisten gefallen hat. War es die Party? Das Essen? Die dekorativen Details? Worauf legt Ihr am meisten Wert?
Schreibt nicht nur auf, was Ihr möchtet, sondern auch, was Ihr NICHT möchtet, und informiert die entsprechenden Personen.
3. Terminfindung
Für die Terminfindung ist es wichtig das Gesamterlebnis eurer Gäste im Auge zu behalten, insbesondere für diejenigen, die zur Hochzeit anreisen. Achtet bei der Wahl eures Datums darauf, was in und um Euren Zielort oder eurer Zielstadt passiert. Events jeglicher Art wirken sich natürlich auf die Hotel- und Transportpreise aus.
4. Location
Nach Eurer Recherche und nachdem Ihr eure Prioritäten geordnet habt, solltet Ihr euch als erstes um die Buchung der Location kümmern, die zu Eurer Stilvorstellung passt. Denn ohne eine gebuchte Location steht auch der Termin nie zu 100% und es macht natürlich erst Sinn, Dienstleister anzufragen, wenn auch das Datum feststeht.
Notiert Euch alle die Dinge, die die Location NICHT hat und denkt an Kleinigkeiten wie zum Beispiel: Gibt es genügend Parkplätze? Gibt es Einschränkungen? Wann können bzw. müssen der Auf- und Abbau erledigt werden? Die Liste der Dinge, die man bei der Locationsuche bzw. -buchung beachten sollte, ist sehr umfangreich.
5. Dienstleister-Akquise
Als nächstes solltet Ihr Euch anhand Eurer Prioritätenliste um die Akquise der wichtigsten Dienstleister kümmern. Ganz wichtig bei jeder Buchung eines Dienstleisters: hört auf Euer Bauchgefühl. Die Sympathie muss absolut stimmen; stellt sicher, dass die Menschen, mit denen Ihr Euch umgebt und am Tag eurer Hochzeit umgeben werdet, sich um Euch und Eure Interessen kümmern und nicht nur versuchen, Euch etwas zu verkaufen, das Ihr nicht wirklich benötigt.
6. Checklisten & Verträge
Erstellt mehrere Checklisten für die einzelnen Bereiche, damit Ihr sicher und beruhigt sein könnt, dass Ihr an alles denkt. Bitte lest Euch alle Verträge, die ihr mit den einzelnen Dienstleistern und der Location abschließt, genauestens durch! Insbesondere sollte in einem Vertrag dargelegt werden, was passiert, wenn eine der beiden Parteien und nicht nur, wenn der Kunde kündigt.
Lest auch alle Richtlinien zu Änderungen im Leistungsumfang sorgfältig durch, nicht, dass ihr von unerwarteten Kosten überrascht werdet, wenn Änderungen vorgenommen werden.
7. Konzept
Es muss nicht alles sofort entschieden werden. Ja, wichtige Details und die Gewinnung wichtiger Dienstleister sind von entscheidender Bedeutung, aber die genaue Farbpalette, Blumen, oder Tischdekoration können im Laufe der Zeit festgelegt werden, während Ihr daran arbeitet, Eure Vision zum Leben zu erwecken. Erstellt Euch beispielsweise mehrere Pinnwände auf Pinterest mit verschiedenen Ideen.
Es ist EUER Tag und sollte Euch als Paar widerspiegeln; Eure Geschichte erzählen. Versucht, so viel persönliche Details wie möglich bereits in Euer Konzept einfließen zu lassen.
8. Ablaufplan
Erstellt von Eurem Tag einen konkreten Ablaufplan und teilt diesen an alle Dienstleister mit, damit jeder im Bilde ist und Bescheid weiß, was er wann zu tun hat. Als erstes wird der Trauungszeitpunkt festgelegt; alle weiteren Punkte werden drum herum gerichtet. Falls ihr Euer Brautpaar-Shooting am selben Tag haben möchtet, plant unbedingt Unterhaltung oder leckere Versorgungen für eure Gäste während dieser Zeit ein. Plant Reden auch in den Ablaufplan ein und informiert vor allem das Küchenpersonal darüber.
Am Tag der Hochzeit empfehle ich meinen Paaren auch immer, einen kurzen Zeitraum für sich einzuplanen. Ob dies beispielsweise vor der Trauung beim gegenseitigen Vorsprechen der Eheversprechen, oder nach der Trauung ist.
Eine goldene Regel & ganz wichtig bei eurer Party: NIEMALS die Party unterbrechen, wenn diese gerade im vollen Gange ist. Auch wenn es üblicherweise so ist, dass die Torte im Laufe der Party angeschnitten wird, empfehle ich immer, dieses zum Beispiel während des Sektempfanges oder direkt nach dem Dinner zu tun, bevor die Party startet. Auch wenn es einen Mitternachtssnack geben sollte: bitte ohne Vorankündigung.
Setzt Euer Planungsende ruhig einen Monat eher als Euer eigentliche Hochzeitstag. Somit habt ihr im besten Falle noch ein paar Wochen Luft, um die Vorfreude auch wirklich nochmal genießen zu können.
Don’t forget
Denkt dran: es gibt KEINE Regeln bei einer Hochzeit. Versucht nicht, es allen gerecht zu machen oder auf einzelne Wünsche einzugehen, sondern auf das, was IHR möchtet.
Natürlich solltet Ihr dennoch darauf achten, dass Eure Gäste es bequem haben: Konzentriert Euch auf die Berührungspunkte, die es Euch und Euren Gästen ermöglichen, die ganze Zeit über präsent zu sein. Wenn es bei Eurer Zeremonie beispielsweise zu heiß oder zu kalt sein könnte – das ist natürlich in Deutschland, besonders in Hamburg, immer schwierig einzuschätzen – stellt sicher, dass beispielsweise Decken, Ventilatoren oder Wasser für den Fall der Fälle bereitstehen. Stellt für den Empfang und beim Dinner immer sicher, dass genügend Kellner und Barkeeper zur Verfügung stehen. Wenn Gäste nicht in der Lage sind, etwas zu trinken zu bekommen oder zu lange auf ihr Essen warten müssen, spielt es keine Rolle, wie schön oder unterhaltsam eure Hochzeit ist. Die Gäste werden sich darauf konzentrieren, dass ihre Bedürfnisse nicht erfüllt werden, und sie werden die Feier nicht so genießen können, wie Sie es sich vorgestellt haben.
Apropos Verpflegung: plant unbedingt die Dienstleister, die länger vor Ort sein werden, in eure Berechnung mit ein. Auch diese sollten natürlich mit Essen & Trinken versorgt werden.
Unabhängig davon, ob Ihr eine Hochzeit im Ausland oder eine Feier vor Ort veranstaltet, besteht die Möglichkeit, dass einige Gäste eine Unterkunft für die Nacht benötigen. Deshalb ist es eine wohlüberlegte Geste, für sie ein Abrufkontingent in einem Hotel einzurichten. Viele Hotels können abhängig von der Anzahl der gewünschten Zimmer sogar einen ermäßigten Preis anbieten. Das Beste daran ist, dass es manchmal sogar für das frischvermählte Ehepaar ein Zimmer kostenlos gibt.
Denkt an Transporte Eurer Gäste. Wie kommen sie von A nach B, falls nicht alles in einer Location stattfindet? Je nach Gästeanzahl könntet Ihr auch einen Shuttle organisieren, der bspw. Ab 01:00 Uhr jede halbe Stunde – Stunde kommt.
Verliert in der Hektik der Planung bitte nicht den Blick für das große Ganze. Nichts an einer Hochzeit ist so wichtig wie die darauffolgende Ehe. Eine Hochzeit ist ein Anfang und kein Selbstzweck. Bei der Planung Eurer Hochzeit wird es unterschiedliche Standpunkte und Meinungsverschiedenheiten geben. Macht Eure Ehe immer zur Priorität, die Details eurer Hochzeit werden nämlich zu genau das, was sie sind: Details.
Falls Ihr nun oder im Laufe Eurer Planung doch merkt, dass Euch die Zeit für die eigene Planung fehlt oder Ihr Unterstützung benötigt, schreibt mir gerne über das Kontaktformular eine Nachricht. Ich freue mich, von Euch zu hören.
